Production Supervisor — Industrial Pharmacist’s Role

Industri manufaktur adalah sektor ekonomi yang melibatkan produksi barang fisik melalui pengolahan bahan mentah (raw material) menjadi produk jadi (finished product). Di indonesia, industri manufaktur telah berkembang pesat selama beberapa dekade terakhir dan menjadi salah satu sektor ekonomi utama negara ini.

Industri manufaktur biasanya dibagi menjadi 2 yaitu ada yang di bagian Office dan ada yang di bagian Planning. Bagian planning ini terbagi menjadi 3 bagian lagi yaitu engineering, produksi dan logistik.

Divisi produksi merupakan bagian inti dari industri manufaktur “core manufacturing industry”.

Apa itu Divisi Produksi?

Merupakan divisi yang bertanggung jawab atas proses produksi barang atau jasa yang mereka hasilkan. Fungsi utama dari divisi produksi adalah mengubah bahan mentah menjadi produk jadi atau jasa yang dapat dijual atau digunakan oleh konsumen.

Beberapa poin penting di divisi produksi:

• Proses produksi → Divisi produksi pengelola semua tahap produksi termasuk bahan baku, pengemasan produk, pengujian dll.
• Efisiensi & Kualitas → Tujuan utama divisi produksi yaitu mencapai efisiensi dalam proses produksi → Semua manufacturing industri selalu ingin mengurangi biaya dan waktu produksi seefisien mungkin, sambil memastikan bahwa kualitas produk itu tetap tinggi.
• Manajemen Sumber Daya → Divisi produksi erat kaitannya dengan SDM melalui pemantauan kinerja karyawan, perawatan mesin dan pencarian kebutuhan sumber daya.
• Perencanaan dan Pengendalian Produksi → Merencanakan jadwal produksi, memantau kemajuan/kemunduran produksi, dan melakukan penyesuaian jadwal rencana jika terjadi trouble atau jika terjadi perubahan dari kebutuhan pelanggan. Misalnya dari marketing meminta kenaikan load produksi, bagian produksi melakukan perencanaan agar target dari marketing itu terpenuhi.
• Keselamatan & Lingkungan → Memastikan bahwa proses produksi aman bagi karyawan dan lingkungan sekitar karena divisi produksi sangat erat kaitanya dengan mesin dan teknik sekali. Proses produksi pun akan selalu menghasilkan limbah → Bagaimana cara kita mengelola limbah tersebut agar lingkungan dan karyawan tetap aman?
• Kualitas dan Pengujian → Walaupun pengujian sering kali menjadi ranah QC, di departemen produksi juga melakukan pemastian dari setiap tahapan proses → Pengujian dan pengawasan kualitas tiap proses tersebut bertujuan agar produk sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan.
• Peningkatan Terus Menerus → Teknologi akan terus berkembang sehingga banyak alat mesin baru, metodologi, dan praktik kerja yang baru, sehingga sebagai divisi produksi akan selalu dituntut melakukan update terkait penerapan teknologi baru untuk meningkatkan efisiensi.

Tujuan Utama Divisi Produksi

Yaitu untuk menciptakan, mengelola dan mengoptimalkan proses produksi untuk mencapai sejumlah sasaran utama.

Beberapa tujuan utama dari divisi produksi di industri termasuk:

• Efisiensi operasional → Meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam produksi mencakup pengurangan waktu produksi, pengurangan limbah, pengurangan sumber daya agar lebih efisien (pengurangan bahan baku, tenaga kerja dan mesin).
• Kualitas produk → Memastikan bahwa produk yang dihasilkan itu harus memenuhi atau harus melebihi standar kualitas yang ditetapkan, dengan cara mengendalikan kualitas produksi, meminimalkan produk yang dihasilkan cacat/defect.
• Pengiriman tepat waktu → Menyampaikan produk ke tangan pasar itu harus sesuai jadwal yang ditentukan agar memenuhi permintaan pelanggan dan menjaga reputasi yang baik.
• Pengurangan biaya produksi dengan tujuan agar lebih efisien → Termasuk pengurangan biaya bahan bakunya dengan cara melakukan diverse (mencari source lain) biaya lebih murah namun punya kualitas yang sama. atau mengurangi sumber daya manusia/karyawan dengan melakukan efisiensi proses, pengelolaan inventaris yang baik, dan efisiensi energi (kita punya automatic life untuk on off lampu agar hemat listrik)
• Fleksibilitas produksi → Divisi produksi harus mampu menyelesaikan proses produksi untuk mengakomodasikan perubahan permintaan atau spesifikasi produk yang berbeda. Misalnya ada request dari marketing yaitu perubahan desain kemasan dan size → Divisi produksi juga harus fleksibel dan adaptif.
• Inovasi dan perbaikan terus menerus untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas.
• Keselamatan dan lingkungan → Divisi produksi juga perlu menjaga lingkungan yang aman dan berkelanjutan, serta memenuhi regulasi lingkungan yang berlaku.
• Pelayanan pelanggan → Memastikan bahwa produk yang dihasilkan itu memenuhi kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, jangan sampai produk yang dihasilkan tidak sesuai standar, defect atau cacat yang dapat berpotensi menimbulkan komplain bagi perusahaan.
• Pengembangan karyawan → Perlu melibatkan pelatihan dan pengembangan karyawan karena produksi erat kaitannya dengan kerjasama tim. setiap tim di produksi memiliki karakteristik personil yang berbeda-beda dan kita perlu memanage bagaimana kompetensi mereka sesuai dengan yang diperlukan di lapangan, sehingga kita perlu melibatkan personel tim tersebut mengikuti pelatihan dan pengembangan karyawan.

Supervisor Produksi

Produksi : Proses mengeluarkan hasil/output.

Supervisor : Pengawas utama; Pengontrol utama.

Supervisor Produksi : Seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengatur operasi produksi di suatu perusahaan atau pabrik manufaktur. Personil yang memastikan bahwa barang atau produk diproduksi dengan efisien, sesuai standar kualitas, dan dalam waktu yang ditentukan.

Production Supervisor dalam pabrik manufaktur yang memastikan mesin-mesin berjalan dengan baik mengkoordinasikan pekerjaan karyawan dan memantau agar produksi berjalan lancar sesuai jadwal. Mereka juga dapat mengambil tindakan jika ada masalah dalam proses produksi, seperti perbaikan mesin atau perubahan jadwal produksi.

Production Supervisor : “Pengatur Lalu Lintas” di Persimpangan Jalan

• Memastikan semua kendaraan (pekerja dan mesin) bergerak dengan lancar dan aman.
• Memberikan instruksi, mengatur aliran lalu lintas, dan menghindari kecelakaan atau kemacetan, sehingga semua orang dan barang bisa sampai ke tujuan mereka dengan efisien.
• Sama seperti pengatur lalu lintas, Production Supervisor memastikan bahwa produksi berjalan lancar, memimpin tim, dan mengatasi masalah yang mungkin muncul di sepanjang jalan.

Tugas dan Kewajiban Production Supervisor.

1)Memastikan produk diproduksi dan disimpan sesuai prosedur agar memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan. Karena kestabilan tiap produk itu berbeda-beda, ada yang harus disimpan pada pH terkendali, ada yang harus dihindari dari cahaya, ada yang harus terkontrol kelembabannya dll.

• Mengawasi kondisi lingkungan → Apakah Suhu, RH, Differential Pressure (DP) sudah sesuai persyaratan?
• Memeriksa kesesuaian proses → Setiap proses dalam menghasilkan produk-produk yang berkualitas, tentu harus melalui tahap yang panjang : logistik (penimbangan), divisi produksi (proses produksi sampai pengemasan dan pengiriman ke gudang untuk didistribusikan ke pelanggan) → Kita harus memperhatikan bahwa seluruh proses tersebut sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
• Memeriksa pemeliharaan bagunan dan fasilitas → Harus dalam kondisi baik dan sesuai dengan persyaratan agar tidak mempengaruhi kualitas produk.
• Analisa bersama tim engineering jika terdapat kerusakan alat dan mesin → Mesin berperan penting sekali dalam proses produksi, bahkan berpengaruh sekali kepada kualitas produk yang dihasilkan → Production supervisor itu harus memastikan bahwa mesin-mesin juga dapat beroperasi dengan normal dan sesuai standar → Oleh sebab itu supervisor melakukan pengecekan dan perawatan mesin secara berkala dengan tim engineer.

2) Memastikan proses produksi berjalan efektif dan efisien.

• Menjadwalkan dan menugaskan tim kerja, monitoring progress seperti “sudah sampai mana sih produk ini diproses? apakah sudah sesuai dengan jadwal? atau delay? atau lebih cepat diproduksi?” → Hal-hal tersebut harus disesuaikan dengan jadwalnya, karena target produksi setiap bulan juga berbeda tergantung kebutuhan pasar → Oleh sebab itu setiap harinya perlu kita monitoring “sesuai jadwal produksi atau enggak?” Karena sangat berpengaruh pada aktivitas-aktivitas kita di hari-hari berikutnya.
• Kriteria keberhasilan dari efektivitas dan efisien :

1. Output/manhours → kita pasti ingin menghasilkan output (jumlah produk) sebanyak-banyaknya namun dengan durasi kerja personel (manhours) sependek-pendeknya → pekerjaanya semakin efektif dan efisien..
2. Yield → Perolehan produk yang kita dapatkan dibandingkan dengan standar produk awal. Misalnya kita dikasih bahan di awal 100 Kg, saat di akhir proses ketika kita konversi apakah ada bahan yang hilang selama proses? semakin banyak bahan yang hilang (yield kecil), maka proses tersebut tidak efektif. Dan sebaliknya, semakin kecil bahan hilang & perolehan produk besar (yield tinggi), maka semakin efektif proses produksi tersebut.
3. % Discrepancy Order Fulfilment.
4. Lead Time → Bagaiman durasi waktu selama proses produksi. Semakin pendek durasi produksi (lead time), semakin cepat target produksi diselesaikan, maka semakin efisien proses produksinya.
5. Overall Equipment Effectiveness (OEE).

3) Memastikan pelaksanaan pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM). Divisi produksi pasti berhubungan dengan pengelolaan karyawan produksi, sehingga sangat perlu melakukan pengembangan pada SDM berupa:

• Melakukan pengembangan pada tim.
• Coaching and Counselling.
• Menentukan target kerja tim.

Karena setiap personil karyawan mempunyai karakteristik yang berbeda-beda, bagaimana caranya mereka bekerja sesuai aturan yang ada dan memenuhi kompetensi yang ditetapkan serta memenuhi target produksi dari tim. oleh sebab itu perlu melakukan pengembangan dan coaching pada tim-tim kita.

4) Menjamin operasional berjalan tanpa adanya kecelakaan kerja. Zero Accident → Biasanya pihak departemen produksi bekerjasama dengan pihak Health, Security, and Environment (HSE) dengan parameter keberhasilannya zero accident (jangan sampai ada kecelakaan kerja).

5) Melakukan improvement → Saat kita bekerja terus dan tanpa ada improvement pasti kita akan stuck di step-step itu saja. Sehingga perlu adanya tuntutan improvement untuk membuat proses produksi menjadi semakin efisien, menghemat biaya dan efektif.

6) Berkoordinasi dengan departemen terkait dan pihak eksternal → Departemen produksi berkaitan dengan hampir seluruh departemen QA & QC (untuk testing & pemastian kualitas produk), R&D (improvement reformulasi produk dan produk baru), Engineering (perawatan mesin & perbaikan secara berkala), Logistik (penerimaan kualitas bahan baku yang bagus & pengiriman distribusi produk jadi ke customer), Purchasing (melakukan pembelian barang-barang yang mendukung kebutuhan operasional).

7) Melakukan pengembangan diri dengan mengikuti pelatihan → karena keahlian dan teknologi di industri selalu berkembang sehingga kita perlu melakukan pengembangan diri dengan mengikuti pelatihan-pelatihan & upscaling planning.

8) Melaporkan kepada atasan apabila terjadi penyimpangan selama proses. Setiap proses produksi tidak selalu mulus berjalan sesuai rencana, bisa terjadi kejadian merugikan (kerusakan mesin atau produknya defect/cacat) oleh sebab itu perlunya: Melakukan investigasi dan analisa terhadap kejadian merugikan di proses produksi → dibuatlah Deviation Report → berupa CAPA agar penyimpanan tidak terulang kembali.

Overall Equipment Effectiveness (OEE)

Merupakan sebuah metrik kinerja yang digunakan untuk mengukur produktivitas dan efisiensi peralatan atau mesin dalam proses produksi.

• Availabilitas → Berapa lama mesin-mesin bisa beroperasi menghasilkan output dari waktu jam kerja? Misalnya tim bekerja 8 jam, tapi dalam 8 jam kerja itu tidak sepenuhnya mesin beroperasi karena ada waktu briefing, testing, mesin beroperasi, ada mesin stop (kerusakan/perbaikan) dan waktu mesin istirahat → yang termasuk dalam % availabilitas.
• Performance → Misal standar kecepatan mesin 500 L/menit, tapi kita harus reduce speed karena mesin tersebut setiap kita sesuaikan speed standar, mesin nya malah rusak → Kejadian ini akan mengurangi performa mesin → OEE juga bisa turun.
• Quality → Berapa produk berkualitas baik terhadap total produk yang seharusnya (speed standar x output produksi), ternyata hasilnya banyak produk defect yang harus dimusnahkan → akan mempengaruhi % quality.

OEE : Memberikan wawasan tentang efisiensi dan produktivitas dari peralatan produksi, yang dapat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi masalah dan peluang perbaikan.

Skill yang dibutuhkan production supervisor :

• Leadership → Supervisor sudah pasti bekerja dengan banyak orang dan tim, sehingga kita harus mampu memimpin dan mengelola tim produksi dengan efektif (memberikan arahan, motivasi dan arahan kepada tim).
• Process Flow → Pemahaman terhadap proses produksi. sebagai supervisor kita adalah personil yang paling mengenal terkait seluruh proses produksi dari awal hingga akhir, termasuk juga pemahaman apa saja mesin-mesin yang kita punya, bagaimana cara kerja masing-masing mesin, teknologinya, dan semua tahapan yang terlibat selama proses produksi.
• Time management → Kemampuan untuk mengatur jadwal produksi, mengelola waktu, perencanaan pekerjaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
• Decision Making → Setiap hari perlunya pengambilan keputusan, karena di situasi produksi yang berubah-ubah sangat diperlukan membuat keputusan yang cepat dan tepat, termasuk juga karena tekanan oleh atasan (memenuhi target). misalnya ada masalah penyimpangan produk, nah next stepnya harus melakukan apa? keputusan apa yang harus kita ambil?
• Analytical thinking and problem solving → Bagaimana kita bisa melakukan analisa masalah di produk dan menemukan solusi yang efisien? Ketika terjadi penyimpangan pasti kita melakukan analisa permasalahan bersama departemen lain (QAQA, Engineer dll). Misalnya ada kerusakan mesin, maka kita analisa permasalahanya (bagian apa dari root cause ini yang menyebabkan mesin rusak? apa penanganan yang kita lakukan supaya mesin itu tidak rusak kembali?).
• Communication skill → Kita perlu dapat berkomunikasi dengan jelas dan efektif terhadap tim karena production supervisor yang memberikan arahan kepada tim atau rekan kerja. Jika komunikasinya tidak jelas → bisa terjadi miscommunication sehingga instruksi produksinya tidak diterima sepenuhnya oleh anggota tim/subordinat → bisa menimbulkan deviasi produk.

Tantangan sebagai production supervisor

• Pengelolaan tim → Sebagai supervisor produksi pasti mempunyai tim yang berbagai macam karakternya (sifat individu berbeda, latar belakang berbeda, kemampuan berbeda dan kepribadian berbeda) sehingga kita itu perlu memotivasi, mengarahkan, dan mengelola tim → ini menjadikan challange sebagai supervisor bagaimana cara mengendalikan tim kita agar dapat bekerja dengan sebaik-baiknya.
• Tuntutan waktu → Bekerja pasti ada target yang harus dicapai dan load yang banyak. misalnya atasan menentukan target produksi harus berjalan sesuai jadwal, memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan.
• Teknologi & perubahan → Kita harus beradaptasi dalam perkembangan teknologi dan terus berinovasi dalam produksi karena industri perkembanganya sangat pesat, jika kita ketinggalan update teknologi-teknologi terbaru, bisa menjadi ancaman inovasi terhadap industri manufaktur lainnya.
• Masalah Teknis → Mengatasi gangguan dan peralatan di produksi, kegagalan sistem, terjadi kerusakan mesin dll,
• Persediaan → Kita dituntut untuk memproduksi sekian, ternyata persediaan kemasan nya habis → kita harus siap selalu dengan perubahan fluktuatif dan harus terbiasa mengambil keputusan secara cepat.
• Komunikasi → Kita harus memastikan komunikasi kita efektif dan efisien dengan berbagai pihak (manajer, departemen lain, dan koordinasi baik antar departemen)
• Keselamatan Kerja → Produksi konsep kerjanya sangat lapangan banget, sehingga kita harus memastikan pekerjaan kita sudah sesuai dengan standar keselamatan kerja, misalnya pakai APD yang benar, mencegah kecelakaan produksi, mematuhi SOP.
• Regulasi → Karena regulasi bisa berubah sewaktu-waktu sehingga kita perlu sekali beradaptasi terkait regulasi yang ditetapkan. Misalnya sekarang kemasan harus pakai barcode, dari pihak produksi akan melakukan pengadaan, studi lagi cara kerja barcode dll.
• Management Biaya → kita harus mengelola biaya produksi dan meminimalkan pemborosan yang mungkin ditimbulkan selama proses produksi.